Continu verbeteren, vaak binnen Lean aangeduid als kaizen, krijgt steeds meer aandacht binnen organisaties. Op deze website willen we u informeren over het kader waarin continu verbeteren geplaatst kan worden.

Continu verbeteren

Binnen lean wordt continu verbeteren genoemd binnen het ‘laatste’ principe. Te weten ‘Streven naar perfectie’.

Breder bekeken is het met name van belang om de concurrentie bij te kunnen houden of nog beter een stap voor te blijven. Dit kan zijn op het gebied van ‘kwaliteit, prijs,  leverbetrouwbaarheid, flexibiliteit en innovatie. Het iedere dag, week of maand beter doen kan in kleine stappen gebeuren of in significante grote stappen middels een zogenaamde ‘breakthrough’.

Om het begrip continu verbeteren serieus onderdeel te laten zijn van de bedrijfsvoering en zal dan ook op verschillende manieren vorm moeten worden gegeven aan het verbeteren.

Verbetercultuur

In wezen gaat het in de meeste gevallen over het creeëren van een verbetercultuur waarbinnen gewerkt wordt met een gestructureerde manier van werken ten aanzien van het verbeteren. Iedereen zal moeten worden betrokken in dit proces en zowel suggesties die leiden tot kleine en grote resultaten worden hierin meegenomen. Om een verbetercultuur te bereiken is een lange adem nodig en consequent aandacht van alle leidinggevenden in een organisatie. Daarbij zie je in dit proces het belang van het op het gewenste peil brengen van verbeter- en verandercompetenties van de leidinggevenden.

In de praktijk komt het vaak neer op het consequent aandacht besteden en het belang van continu verbeteren benadrukken door het hoger management. Hiervoor werkt een en-en aanpak het beste. Naast de gebruikelijke posters ook regelmatig in nieuwsbrieven vorderingen en bijzondere prestaties melden. Daarnaast in overleggen zorgen voor continu verbeteren als vast agendapunt. Tevens bij de Gemba Walk (rondje werkvloer) medewerkers vragen naar verbeterpunten en schouderklopjes uitdelen voor bereikte resultaten.

Verbeteraanpak

Naast het realiseren van een verbetercultuur is ook gebleken dat een gestructureerde werkwijze met betrekking tot verbeteren ook van belang is om op langere termijn succesvol te blijven. Hierbij kunnen verschillende type kaizen worden onderscheiden:

1.  Verbeteracties die direct in praktijk worden gebracht

Dit zijn vaak kleine, concrete en misschien zelfs voor de hand liggende verbeteringen. Kenmerkend is dat deze snel, hooguit binnen enkele dagen, kunnen worden doorgevoerd.

2.  Verbeteren in kleine stappen

Kleine verbetersuggesties die wel vragen om een wel overwogen uitgewerkte oplossing en goedkeuring en priotisering door het management. Hierbij is een eenvoudige root-cause analyse soms gewenst. In vele gevallen is realisatie mogelijk in enkele dagen tot maximaal enkele weken.

3. Project matig verbeteren

Verbetersuggesties waaraan door meerdere disciplines wordt gewerkt en weken tot maanden nodig heeft om tot resultaten te komen. Vrijwel altijd is hier een uitgebreide probleem analyse gewenst.

4. Doorbraakverbeteringen

Significante (proces)verbeteringen met vaak grote organisatorische impact.

Verbetertips

Hieronder enkele tips met betrekking tot continu verbeteren:

• Betrek iedereen, ook de werkvloer, bij het verbeteren van processen.
• Verschaf zekerheid. Maak vanaf begin af aan duidelijk dat gerealiseerde verbeteringen niet gebruikt worden om medewerkers overbodig te maken, maar juist om werk te behouden.
• Creëer als leidinggevende het vertrouwen dat verbetersuggestie prima zijn en dat je hier niet je eigen werk of dat van collega’s afvalt. Vier het ook als (kleine) verbeteringen gerealiseerd zijn.
• Geef altijd feedback aan degene(n) die met een verbeterpunt komen en zorg voor een gestructureerde follow up van suggesties.
• Maak continu verbeteren onderdeel van dagelijks werk (routine). Geef met name medewerkers ook concreet tijd om aan verbetersuggesties te werken.
• Zorg voor een gestructureerde en heldere aanpak en werkwijze omtrent verbeterpunten. Verder dienen medewerkers en leidinggevenden getraind en ondersteund worden bij deze aanpak.
• Registreer verbetersuggesties. Dit is nuttig om kennis vast te leggen, voortgang te meten en om verantwoording aan hoger management af te leggen.
• Communiceer goedgekeurde verbetersuggesties ook naar andere afdelingen. Dit is naast de erkenning voor degene die het voorstel heeft gedaan, ook ter inspiratie voor anderen en om van elkaar te leren.