Menu
Categorieën
 
Dagstart

De dagstart is bij uitstek een instrument om continu verbeteren te ondersteunen.

Dagstart

De dagstart is een samenkomst van medewerkers op een afdeling of van een team die vaak plaatsvindt aan het begin van de dag of shift. Naast het bespreken van de aandachtspunten op het gebied van veiligheid, kwaliteit en leverbetrouwbaarheid en belangrijke zaken die de komende uren staan te gebeuren is het ook interessant om de groep om verbetersuggesties te vragen en om concrete verbetervoorstellen te bespreken in het team.

Met een strak geleide dagstart kan iedereen zijn voordeel behalen. In elk geval is het een effectieve manier elke dag een stapje te verbeteren, het onmisbare basisingrediënt voor organisaties die streven naar een Lean-cultuur.

Tips

Enkele praktische tips voor een optimale dagstart:

1.  Maak de groep niet te groot

Om wel complete teams te betrekken kunnen de groepen soms groot worden. Het is dan te overwegen om groepen te splitsen. De ideale omvang ligt tussen de 8 en 18 personen. Hierdoor blijft er voldoende aandacht voor het individu.

2.  Houdt de dagstart rond een beschrijfbaar bord

Een vast punt als een bord kan dienen als markering en leent zich ook om opmerkingen te noteren en zaken te visualiseren. Ook blijft informatie vaak beter hangen als het is opgeschreven en dat men naast het horen het ook heeft kunnen lezen.

Dagstart verbeterbord

Voorbeeld Dagstart verbeterbord

3. Zorg voor een (vaste agenda) en een beperkt aantal heldere doelstellingen

Medewerkers vinden het over het algemeen fijn als ze weten of ze hun werk goed doen. Door de juiste vragen te stellen, komt de bijdrage die mensen daaraan dagelijks leveren naar boven.

Het is het beste als de doelstelling waar iedereen aan werkt voor alle deelnemers zichtbaar is. Eén of twee begrijpelijke getallen op een beschrijfbaar ‘lean verbeterbord’ is al een prima uitgangspunt. De voorzitter van het overleg dient die kengetallen dagelijks bij te werken.  Voorbeelden zijn: orderregels op tijd gereed of verzonden, aantal afkeur of incompleet of positief gesteld: aantal orderregels in één keer goed afgerond.

4. Laat iedereen staan bij de dagstart

Een overleg, bespreking gaat staand een stuk effectiever, dan wanneer men gaat zitten.  Uit onderzoek is gebleken dat mensen ook beter gefocused zijn als ze blijven staan mits de meeting niet te lang duurt.

Zorg dat iedereen gefocust is op de meeting. Geen mobiele telefoons, mailtjes beantwoorden en één op ééntjes met een teamlid.

5. Begin op tijd

Zelfs als mensen te laat zijn. Prik een tijdstip en start de vergadering. De voorzitter mag zich niet laten verleiden om later dan het geplande tijdstip te beginnen.

6. Houdt de dagstart kort en bondig.

Probeer na maximaal 10 tot maximaal 15 minuten af te ronden. Dit kan ook betekenen dat soms iets moet worden afgekapt om de volgende dag wellicht weer te worden opgepakt.

7. Respecteer de groepsleden en zeg dank je wel

Ga respectvol met iedereen om klinkt als heel logisch, en is dat natuurlijk ook. Laat iedereen in zijn/haar waarde. Zeg: “Dank je wel.” Als een teamlid je ergens mee voort geholpen heeft of iets voor je gedaan heeft.

8  Standaard vragen om het werk te bespreken
De 3 standaard vragen zijn:

Wat heb je gedaan?”

Wat ga je doen?”

Zijn er blokkades, waardoor jij je werkt niet kunt uitvoeren?”

9. Accepteer oorzaken van buitenaf niet als excuus.

Soms zijn er zaken die buiten de macht en invloed van het team liggen. Maak hier wel notitie van maar leg het accent op : Wat kunnen we zelf doen? Dat investeringen nodig zijn, hoeft een team er niet van te weerhouden om dagelijks stapjes vooruit te maken.

10. Organiseer dagstarts op verschillende niveaus van de organisatie.

Teams kunnen vanaf de werkvloer niet alle problemen oplossen. Het motiveert als resultaten van een overleg snel worden ingebracht op een hoger beslisniveau. Teamleiders van de dagstart op de werkvloer kunnen even later deelnemen aan een dagstart met afdelingshoofden. Niet veel later kunnen de afdelingshoofden de dag starten in een overleg met een lid van het managementteam. Zo krijgen mensen op de werkvloer snel feedback op ideeën en beslissingen uit de dagstart.

11. Accepteer het nieuwe werken niet als excuus om dagstarts te schrappen.

Voor het organiseren van effectieve dagstarts hoeft het geen probleem te zijn dat niet iedereen altijd aanwezig is, bijvoorbeeld door een vrije dag, thuis werken, etc.

12. Rouleer de rol van de voorzitter.

Als het voorzitten van de dagstart het exclusieve domein blijft van de teamleider, dan is er bij zijn zakenreizen of vakanties een probleem. Continuïteit van de dagstart kun je alleen waarmaken door het voorzitterschap te rouleren.

13.  Los geen problemen op tijdens de daily stand up

Zorg ervoor dat de dagstart niet gebruikt wordt om problemen (blokkades) op te lossen, deze stel je uit tot de 16de minuut.

Ondersteuning nodig bij het opzetten van een dagstart ritueel. Neem contact op met Henno Staal van Produlog voor een vrijblijvende afspraak of kijk voor meer informatie op:

http://www.produlog.nl/training-verbetermanagement

 

 

 

*